بخش انجمن های علمی معاونت فرهنگی اجتماعی دانشگاه الزهرا (س) اولین جلسه با دبیران انجمن های علمی دانشجویی منتخب سال 99 پیرامون چگونگی برگزاری برنامه ها را در روز شنبه 21تیرماه 1399 به مدت 90 دقیقه در فضای مجازی برگزار کرد .
در این جلسه خانم فاطمه طاها کارشناس انجمن های علمی دانشجویی معاونت فرهنگی اجتماعی دانشگاه الزهرا (س) به ذکر این موارد پرداخت:
1. قبل از برگزاری هر برنامه ای اعم از نشست ها، همایش ها ،کارگاه ها ، مسابقات و .... موضوع را با ایشان در میان بگذارند تا راهنمایی های لازم صورت گیرد.
2. قبل از هرچیزی فرم درخوست برنامه پر شود و برایشان ارسال گردد که اصل ان در دسترس دبیران قرار گرفت.
3. نیاز است که یکی از اعضای انجمن طراحی پوستر را اموزش ببینند که پس از طراحی اولیه پوستر اشکالات ان توسط ایشان برطرف گردد.
خانم طاها همچنین نحوه ی پر کردن فرم درخواست برنامه را برای دبیران به شرح ذیل توضیح داد:
1- قسمت مشخصات که در بالای فرم قرار دارد باید خالی بماند
2- جلوی نام کارشناس نام خانم طاها نوشته شود
3- عنوان برنامه: در اینجا نباید هر عنوانی نوشته شود بلکه باید به گونه ای باشد که قابل امتیاز دهی باشد
4- واحد برگزار کننده: نام انجمن یا موسسه یا .... که ان را برگذار میکند
5- معرفی اجمالی: در این قسمت چیزی که نوشته می شود به‌عنوان خبر برنامه در سایت‌های معاونت فرهنگی درج می شود. اگر فرم درخواست برنامه دیر ارسال گردد خبر در سایت‌ها درج نمی‌گردد. پس دوهفته قبل از اجرای برنامه فایل درخواست باید ارسال گردد.
6- تاریخ: اگر برنامه یک روزه بود که فقط تاریخ قسمت سمت راست را تکمیل میکنید ولی اگر برنامه چندروزه بود تاریخ سمت چپ را هم پر میکنید.
اگه برنامه به صورت متوالی نبود در قسمت روز برگزاری، روزها را مشخص میکنید. مثلا مینویسید این برنامه در فلان روزهای هفته برگزار شده است.
دقت شود که تاریخ ها به صورت کشویی است و با کلیک روی آن‌ها دسترسی به تاریخ برای شما فراهم می‌شود. (البته فیلم آموزشی هم در دسترس دبیران قرار گرفته)
7- مکان برگزاری:با توجه به شرایط فعلی می‌توان از واتس آپ، ادوبی کانکت، اسکای روم و اینستا گرام که در دسترس همگان قرار دارد استفاده کرد.
8- سطح برگزاری: اگر برنامه به گونه‌ای بود که همه می‌توانند در آن شرکت کنند بدون هیچ محدودیتی،سطح ملی را انتخاب کنید ولی اگر در سطح دانشکده بود گزینه دانشکده را انتخاب کنید و به همین صورت .
9- مدت زمان کل برنامه: مثلاً اگر شما یک وبینا را برگزار کردید و در کل چهار ساعت بود همین را در اینجا درج میکنید.
10- برآورد هزینه: هر هزینه‌ای که قرار است برای برنامه صرف شود باید در اینجا ذکر شود. اگر هزینه برنامه از بیرون بود و معاونت چیزی پرداخت نکرد هزینه رو مینویسید و جلوی تنخواه روبرو را خالی می‌گذارید ولی اگر معاونت هزینه آن را پرداخت کرد در قسمت تنخواه همان هزینه را عیناً مینویسید.
11- مخاطب برنامه هم که حتماً باید مشخص گردد که آیا مخاطبان آن صرفاً دانشجویان هستند یا کل جامعه دانشگاهی یا …
12- تعداد شرکت کننده: با یک پیش‌بینی تقریبا درست تعداد را مینویسید
13- زمینه: بیشتر در قالب علمی، آموزشی و فرهنگی است. در قسمت نوع برنامه هم که باید توجه داشت که ایا مهارت افزایی است یا معرفت افزایی چرا که برنامه یا مهارت افزایی است مثل کارگاه‌ها یا معرفت افزایی مثل نشست‌ها
14- موضوع: در این قسمت یک سری موضوع از پیش به شما داده شده است که باید یکی از آن‌ها را انتخاب کنید اما اگر موضوع شما در این موارد یافت نشد می‌توان آن را بعد از انتخاب‌ها به‌صورت دستی در قسمت چپ نوشت.
15- مدعوین:در اینجا هم که مدعوین اضافه می‌گردند
16- شماره ملی: اگر قرار بود هزینه‌ای پرداخت شود باید حتماً شماره ملی فرد در این قسمت نوشته شود
17- رزومه سخنران: رزومه سخنران باید در یک فایل به همراه فرم درخواست برنامه برای خانم طاها ارسال گردد. پس در این قسمت نیاز نیست چیزی بنویسید
18- حق‌الزحمه را هم که مینویسید
19- محل خدمت را هم در این ذکر میکنید
20- توضیحات نیازهای برنامه:
الف- تیک جلوی درخواست ثبت در سایت، برای همه برنامه‌ها زده شود
ب- درخواست گواهی شرکت هم که برای کارگاه‌ها است
پ- قسمت تراکت هم که به دلیل مجازی بودن خالی می‌ماند
